Акт выполненных работ и счёт на оплату — образец 2026
Проверено редакцией PonytnoAI на соответствие законодательству РФ. Как мы работаем
Закрываете услугу или работу — нужен правильный акт и счёт? Или заказчик отказывается подписывать акт?
AI поможет:
- соберёт акт оказанных услуг / выполненных работ с обязательными реквизитами ФЗ-402
- подготовит счёт на оплату с правильными банковскими реквизитами
- подскажет, когда нужен УПД (плательщики НДС) vs обычный акт + счёт-фактура
- поможет с алгоритмом при отказе заказчика подписывать акт (ст. 720 ч. 4 ГК)
Акт выполненных работ / оказанных услуг — первичный документ, который подтверждает факт оказания услуги или приёмки работ (ст. 720, 753 ГК РФ). Содержит обязательные реквизиты по статье 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование, дата, стороны, описание операции, сумма, подписи. Счёт на оплату — платёжный документ для расчётов (не первичный по бухучёту); содержит реквизиты сторон, основание (договор / акт), сумму, банковские реквизиты получателя. УПД (универсальный передаточный документ) — объединяет акт и счёт-фактуру (для плательщиков НДС); базовая форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, электронный формат — Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Если заказчик не подписал акт в установленный договором срок и не предъявил мотивированные возражения — услуги считаются принятыми (ст. 720 ч. 4 ГК + п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).
Акт, счёт, счёт-фактура, УПД — путаница
| Документ | Что подтверждает | Когда нужен |
|---|---|---|
| Акт выполненных работ / оказанных услуг | Факт сдачи работы / оказания услуги. Первичный документ для бухучёта (ст. 9 ФЗ-402) | Всегда после оказания услуги или этапа работы |
| Счёт на оплату | Не первичный документ. Платёжная информация: к какому договору, сколько, реквизиты для перевода | Опционально, для удобства плательщика. Можно работать без счёта по реквизитам из договора |
| Счёт-фактура | Подтверждает право на вычет НДС у покупателя | Только для плательщиков НДС (ОСНО, добровольно ИП на УСН). Не нужен на УСН / ПСН / НПД |
| УПД (универсальный передаточный документ) | Объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе | Для плательщиков НДС вместо отдельных акта и счёт-фактуры. Базовая форма — Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@; электронный формат — Приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ |
Самая частая комбинация для малого бизнеса: договор → счёт (для удобства плательщика) → оплата → акт оказанных услуг. Самозанятый дополнительно выдаёт чек из «Мой налог» вместо счёт-фактуры. На УСН / ИП без НДС счёт-фактура не нужен.
Что обязательно в акте
По статье 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Без них акт может быть не принят налоговой и оспорен в суде:
- Наименование документа: «Акт выполненных работ» / «Акт оказанных услуг» / «Акт сдачи-приёмки».
- Дата составления.
- Наименование сторон: для ЮЛ — полное название, ИНН, КПП; для ИП — ФИО, ОГРНИП, ИНН; для самозанятого — статус и ИНН.
- Основание: договор № __ от __ и акт о завершении этапа (если есть).
- Описание факта хозяйственной жизни: какие услуги оказаны / работы выполнены — конкретно, с показателями результата (объём, количество, период).
- Денежное измерение: сумма к оплате (с НДС или без — указать прямо), валюта.
- ФИО и должности подписантов с обеих сторон.
- Личные подписи (или электронные подписи при ЭДО).
Унифицированные формы (КС-2, КС-3, М-29) исторически — стандарт для строительных работ; с 2013 года (ФЗ-402) формально не обязательны даже там, но многие подрядчики и заказчики продолжают их использовать. Для остальных услуг можно использовать собственную форму, но с обязательными реквизитами ст. 9 ФЗ-402. Это снимает претензии налоговой при проверке.
Что обязательно в счёте на оплату
- Наименование «Счёт на оплату» + номер и дата.
- Реквизиты поставщика: полное наименование, ИНН, КПП (для ЮЛ), адрес.
- Реквизиты покупателя: наименование, ИНН (для ЮЛ).
- Банковские реквизиты получателя: расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт.
- Основание: «по договору № __ от __» или «за услуги по договору № __».
- Содержание операции: краткое описание услуги / работы.
- Сумма к оплате: цифрами и прописью, с указанием НДС (или «Без НДС» — для УСН / самозанятого).
- Срок оплаты (опционально): «оплатить до …».
- Подпись и расшифровка уполномоченного лица. Печать — не обязательна.
Счёт можно не выставлять — оплатить можно и по реквизитам из договора. Но счёт удобен: служит напоминанием, упрощает бухгалтерию плательщика, фиксирует основание платежа. Самозанятые часто выставляют счета — это никак не противоречит ФЗ-422.
Когда заказчик не подписывает акт
Типичная B2B-проблема: услуги оказаны, заказчик ушёл в молчание, акт не подписан. Главное — правильно его подать и зафиксировать, чтобы потом легко доказать факт оказания в суде.
- Направьте акт заказчику в двух экземплярах с сопроводительным письмом (заказным с уведомлением и описью вложения).
- В сопроводительном письме укажите срок для подписания или мотивированного отказа: обычно 5–10 рабочих дней (если иное не прописано в договоре).
- По истечении срока — фиксируйте «молчаливое принятие». По ст. 720 ч. 4 ГК РФ и п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51 услуги/работы считаются принятыми, если в установленный срок заказчик не подписал акт и не направил мотивированный отказ.
- Составьте акт о принятии в одностороннем порядке: указывайте, что направили акт, заказчик не отреагировал, услуги считаются принятыми. Это доказательство для суда.
- Подавайте претензию о просрочке оплаты + проценты по ст. 395 ГК + штраф по договору (если есть). Срок ответа — 30 дней.
- Иск в суд: основной долг + проценты + неустойка + расходы на представителя + госпошлина. По ст. 333.21 НК — пошлина пропорциональная сумме иска.
Чтобы «молчаливое принятие» работало, в договоре пропишите условие: «Если заказчик не подписал акт и не направил мотивированный отказ в течение N рабочих дней, услуги считаются принятыми». Без этой формулировки придётся доказывать через ст. 720 ч. 4 ГК и судебную практику.
Особенности для разных режимов налогообложения
| Режим | Особенности по акту/счёту |
|---|---|
| ОСНО (общий) | Акт + счёт-фактура (или УПД, объединяющий оба). НДС в сумме обязателен |
| УСН (доходы / доходы-расходы) | Акт + счёт. Счёт-фактура НЕ нужен. В акте указать «без НДС» |
| ПСН (патент) | Акт + счёт. Счёт-фактура не нужен (ИП на ПСН не плательщики НДС) |
| НПД (самозанятые) | Чек из «Мой налог» обязательно. Акт желательно (для заказчика на УСН/ОСНО как первичка). Счёт-фактура не выставляется |
| Физлицо без статуса | Заказчик-ЮЛ удерживает НДФЛ 13%, начисляет страховые взносы. Акт обязательно — основа для расчётов. Счёт-фактура не выставляется |
Что делать — по шагам
Универсальный порядок закрытия услуги: договор → выполнение → акт + счёт → подписание / оплата → перенос в учёт.
- 1
Заранее согласуйте формат
В договоре пропишите: какая форма акта (своя или унифицированная), какой срок для подписания, последствия молчаливого принятия.
- 2
Составьте акт после оказания услуги
С обязательными реквизитами ФЗ-402. Конкретное описание услуги — не «маркетинг», а «30 постов в Telegram за период с… по…». Сумма цифрами и прописью.
- 3
Выставьте счёт на оплату (опционально)
Реквизиты сторон, банковские, основание, сумма с указанием НДС или «Без НДС». Удобство для плательщика — он быстро находит данные для перевода.
- 4
Передайте документы заказчику
Лично с распиской / по ЭДО / заказным с уведомлением и описью. Сохраните доказательство передачи — оно может понадобиться при споре.
- 5
Получите оплату и подписанный акт
Срок оплаты — по договору. Подписанный акт — в течение срока, установленного договором (обычно 5-10 рабочих дней).
- 6
При молчании — фиксируйте принятие
По истечении срока составьте акт об одностороннем принятии. Направьте претензию о просрочке оплаты. Срок ответа 30 дней — затем суд.
На основании чего
Частые вопросы
Обязателен ли акт выполненных работ?
Юридически акт — не обязательное условие действительности договора, но это первичный документ бухгалтерского учёта (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ). Без акта налоговая не примет расходы на УСН / прибыль, а исполнитель не сможет легко доказать факт оказания услуги в суде. На практике — акт нужен ВСЕГДА для B2B. Для B2C можно ограничиться чеком и подтверждением оплаты.
Чем отличается акт от счёта на оплату?
Акт — первичный документ, подтверждает факт оказания услуги / выполнения работы; нужен для бухучёта и налогообложения. Счёт — платёжный документ, информирует плательщика о реквизитах и сумме перевода; НЕ первичный документ. Можно работать без счёта (оплачивать по реквизитам из договора), но без акта — нельзя для B2B.
Когда нужен УПД вместо акта?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет акт и счёт-фактуру в одном бланке. Нужен только плательщикам НДС (ОСНО). На УСН / ПСН / НПД / физлицам — УПД не используется. Базовая (рекомендуемая) форма УПД доведена Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@; электронный формат — Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Использование УПД упрощает документооборот — один документ вместо двух.
Что делать, если заказчик не подписывает акт?
1) Направьте акт с сопроводительным письмом заказным с уведомлением. Укажите срок для подписания / мотивированного отказа (5–10 рабочих дней). 2) По истечении срока — услуги считаются принятыми (ст. 720 ч. 4 ГК + п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51). 3) Составьте акт об одностороннем принятии. 4) Подавайте претензию о просрочке оплаты + проценты по ст. 395 ГК. 5) Иск в суд по сумме долга.
Сколько хранить акты и счета?
Первичные учётные документы — 5 лет после года, в котором они были составлены (ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ). Налоговые документы — 5 лет (ст. 23 НК РФ). Для документов, связанных с инвестициями и капитальным имуществом — до 10 лет. На практике рекомендуется хранить весь архив минимум 5 лет с даты завершения договора, лучше — до окончания всех связанных проверок.
Нужна ли печать на акте и счёте?
Нет, печать с 2015 года не обязательна для ООО и АО (ФЗ № 82-ФЗ от 06.04.2015). Достаточно подписи уполномоченного лица. Если устав вашей компании требует печать — ставьте. Для ИП и самозанятых печать не нужна. Налоговая не требует печати на первичных документах при наличии всех реквизитов из ст. 9 ФЗ-402.
Можно ли подписать акт электронно?
Да, по статье 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Квалифицированная ЭП (КЭП) — приравнивается к собственноручной подписи (ст. 6 ч. 1 ФЗ-63). Простая или неквалифицированная — по соглашению сторон в договоре (ст. 6 ч. 2). Электронный акт юридически равноценен бумажному. Сервисы: Контур.Диадок, СБИС, 1С-ЭДО, ELMA. Для самозанятых — обмен сканами с подписью по email при наличии договорного условия об электронной форме.
Что писать в счёте «без НДС» или «с НДС 20%»?
Зависит от режима поставщика. ОСНО (плательщик НДС) — выделяете НДС в сумме: «в т.ч. НДС 20% — N руб.». УСН / ПСН / НПД (не плательщики НДС) — указываете «Без НДС» или «НДС не облагается на основании ст. 346.11 НК РФ» (для УСН). Если поставщик-неплательщик НДС всё равно выставляет счёт-фактуру с НДС — это его проблема (он обязан перечислить НДС в бюджет по п. 5 ст. 173 НК), но покупатель имеет право на вычет.
Не нашли ответа на свою ситуацию?
Опишите её своими словами — AI ответит со ссылками на конкретные статьи законов РФ.
Читайте также
Материал носит информационно-справочный характер, проверен на соответствие законодательству РФ по состоянию на 16 мая 2026 и не является юридической консультацией. Для значимых решений обратитесь к юристу.